De 8 regels van de bewaarplicht

Wat moet je precies bewaren voor de belastingdienst?

Als ondernemer ben je verplicht je administratie minimaal zeven jaar te bewaren voor de belastingdienst. Mag dat ook digitaal? En wat moet je precies bewaren? Acht regels op een rijtje.

Je zakelijke administratie is de basis voor zowel je btw- als je inkomstenbelastingaangifte. De belastingdienst eist van je dat deze aangiftes helemaal overeenkomen met de gegevens in al jouw papierwerk. Wat moet je precies bewaren? Eigenlijk alle belangrijke documenten in je bedrijfsvoering. Naast je facturen en bonnetjes gaat het dan over je debiteuren- en crediteurenadministratie, je in- en verkoopadministratie, je grootboek en voorraadadministratie. Neem daarbij de volgende regels in acht:

  1. Papier én digitaal

Of je stukken nu digitaal zijn of van papier, de bewaartermijn is hetzelfde. Officieel  moeten gegevens bewaard worden in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Wat je digitaal ontvangen hebt, moet je dus digitaal bewaren en wat je op papier ontvangen hebt, moet je op papier bewaren. Dus die aankoopbon van de nieuwe computer bewaar je als pdf. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, zodat je bij controle de gegevens makkelijk kunt aanleveren bij de belastinginspecteur. Aangezien bonnetjes en facturen kunnen vervagen is het sowieso slim om ze in te scannen en ze als digitale kopieën te bewaren

  1. Conversie

Wil je liever alles digitaal bewaren? Daar kun je afspraken over maken met de belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Voor de conversie heeft de belastingdienst een aantal voorwaarden gesteld. Zo moet je dan echt alle gegevens overzetten. Ze moeten inhoudelijk kloppend zijn en dus zeven jaar beschikbaar zijn voor de belastinginspecteur. Ook moet je de geconverteerde gegevens binnen afzienbare voor hem of haar kunnen reproduceren en leesbaar kunnen maken. Twijfel je over conversie van je administratie, neem dan contact op met de belastingdienst.

  1. Brand is geen excuus

Zorg ervoor dat je op een externe harde schijf of ergens in de Cloud een reservebestand hebt van je boekhouding. Stel dat er brand uitbreekt dan verlies je al je mappen met facturen en bonnetjes en computers met Excel bestanden en pdf’s. En dat zou een ramp kunnen zijn. Brand of diefstal gelden namelijk niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Je zult altijd je administratie van de afgelopen zeven jaar moeten kunnen overleggen. Overigens is wanneer je alles digitaal opslaat op een externe harde schijf het ook heel makkelijk om daar een kopie van te maken.

  1. De bewaartermijn

De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2014 mag je dus pas in 2022 weggooien.

  1. Onroerende zaken

Sommige zaken moet je zelfs nog langer bewaren. Heb je bijvoorbeeld een bedrijfspand in eigendom, dan moet je alle belangrijke administratie daaromheen tien jaar bewaren.

  1. Boete

Voldoe je niet aan de bewaarplicht? Dan kan dat heel vervelend uitpakken. Niet alleen riskeer je een boete, het kan ook nog eens uitlopen op een strafrechtelijke vervolging. Reden genoeg om je gewoon maar aan de regels te houden dus.

  1. Boekhouder

Wat nou als je je hele administratie hebt uitbesteed? Wat moet je dan precies bewaren? Dan vallen alle documenten, programma’s en andere gegevensdragers van je boekhouder, boekhoudprogramma of loonservicebureau onder de bewaarplicht.

  1. Uitstel van aangifte

Belangrijk om in je achterhoofd te houden is dat je bewaartermijn wordt verlengd als je uitstel hebt gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat je bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar, wanneer je uitstel aanvraagt.

Heb je een kassasysteem en werk je veel met pin en/of contante gelden ?

Van de kassa dien je alle uitgedraaide x en z stroken te bewaren alsmede alle (indien de kassa deze heeft) controlestroken. De x en z stroken zijn genummerd en de nummering dient opvolgend te zijn. Indien je een nihil strook uitdraait dient deze bewaard te worden. Eventuele kasverschillen dienen genoteerd en in het kasboek geboekt te worden.

Wat komt er kijken bij je administratie?

Een paar dingen die je moet weten.

Het woord ‘administratie’ roept al snel het beeld op van een berg papierwerk met veel cijfertjes. Weinig mensen worden enthousiast van het idee dat ze een administratie moeten opzetten en bijhouden, maar het is nu eenmaal een noodzakelijk kwaad. En als je eenmaal weet wat er bij komt kijken, is het een stuk makkelijker. Leuker? Dat waarschijnlijk niet.

Je bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Maar het omvat meer dan het voldoen aan je wettelijke plicht: inzicht in je cijfers laat zien of je goed bezig bent.

Wat valt onder administratie?

Je moet meerdere dingen in je administratie opnemen. De belastingdienst bestempelt ‘alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm’ als administratie. Het gaat om onder andere de volgende zaken:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden Je bent in principe verplicht je administratie zeven jaar te bewaren, maar er kunnen uitzonderingen gemaakt worden waardoor deze termijn verkort kan worden. Hier kun je afspraken over maken met de belastingdienst. Gegevens van onroerende zaken moet je overigens tien jaar bewaren.Je bent ook verplicht computerprogramma’s en bestanden te bewaren. Als je het bestand alleen in afgedrukte vorm bewaard hebt, voldoe je niet aan je bewaarplicht.
  • Zorg ook dat je goed bijhoudt hoeveel uren je aan je onderneming hebt besteed. Je moet kunnen aantonen dat je voldoet aan het urencriterium om gebruik te kunnen maken van de zelfstandigenaftrek.